ERP Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), finans, insan kaynakları, satın alma, dağıtım ve öteki departmanlar içinde iş süreçlerini standartlaştıran, kolaylaştıran ve entegre eden bir entegre yazılım uygulamaları sistemidir. ERP sistemleri tek bir veritabanı üstünde çalışan ortak veri tanımlarını kullanan entegre bir yazılım platformunda çalışır.
ERP’ler başlangıçta üretim şirketleri için tasarlanmıştı, sadece o zamandan beri hizmet endüstrileri, yüksek öğrenim-konaklama-sağlık hizmetleri, finansal hizmetler ve devlet kurumlarına doğru genişledi. Her sektörün kendi ERP özellikleri vardır. Mesela, devlet ERP’si geleneksel satın alma yerine sözleşme yaşam döngüsü yönetimini (CLM) kullanır ve GAAP yerine devlet muhasebe kurallarını izler. Bankaların, çekleri, kredi kartlarını, banka kartlarını ve öteki araçları mutabık kılmak için arka ofis ödeme süreçleri vardır.
ERP sistemleri, kurumsal verimliliği ve etkinliği çeşitli şekillerde iyileştirir. Finansal detayları tek bir sisteme entegre ederek, ERP sistemleri bir kuruluşun finansal raporlamasını birleştirir. Ek olarak sipariş yönetimini entegre ederek sipariş almayı, üretimi, envanteri, muhasebeyi ve dağıtımı oldukca daha rahat ve daha azca hataya açık bir süreç haline getiriyorlar.
Bir çok ERP, alan kişi etkileşimlerini seyretmek için alan kişi ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarını da ihtiva eder, böylece alan kişi davranışı ve gereksinimleri hakkında daha derin içgörüler sağlar. Ek olarak, üretim ve destek süreçlerini standartlaştırıp otomatikleştirebilir ve bir kuruluşun değişik iş birimleri genelinde tedariki birleştirebilirler.
ERP sistemleri ek olarak vakit raporlama, harcama takip edeni, eğitim, beceri eşleştirme ve benzerleri için standartlaştırılmış bir İK platformu sağlayabilir ve bir kuruluşun finans, İK ve tedarik zinciri genelinde devlet düzenlemeleri için lüzumlu raporlamayı dosyalama becerisini büyük seviyede geliştirebilir.
İyi ERP sistemleri, işletmelerin neredeyse her iş sürecini tamamlamak için ihtiyaç duyulan zamanı azaltmasını sağlar. Ek olarak, ortak veri tanımları çevresinde düzenlenmiş paylaşılan veriler vesilesiyle işbirliğini teşvik ederek daha iyi karar vermeyi sağlarlar.
ERP sistemlerinin sunmuş olduğu standardizasyon ve basitleştirme, daha azca katı yapıya niçin olur, böylece ortaklık potansiyelini artırırken süratli bir halde adapte olabilen daha çevik bir işletme yaratır. Bir ERP sistemi merkezileştirilmiş veritabanı, daha büyük bir hedef olmasına karşın, yüzlerce sisteme dağılmış verilerden daha kolaydır.
ERP Sistemlerinin Temel Özellikleri
ERP sistemlerinin ölçeği, kapsamı ve işlevselliği büyük seviyede değişmiş olur. Bununla beraber, bir çok ERP yazılımı aşağıdaki özelliklere haizdir.
Kurumsal çapta entegrasyon
İş süreçleri, departmanlar ve iş birimleri içinde uçtan uca entegre edilmiştir. Mesela, yeni bir sipariş otomatikman bir kredi kontrolü başlatır, ürün kullanılabilirliğini sorgular ve dağıtım programını günceller. Sipariş sevk edildikten sonrasında satmaca gönderilir.
Gerçek zamanlı işlemler
Yukarıdaki örnekteki işlemler, siparişin alınmasından sonraki birkaç saniye içinde gerçekleştiğinden, problemler süratli bir halde tespit edilerek satıcıya durumu düzeltmesi için daha çok vakit verilir.
Ortak veritabanı
Ortak bir veritabanı, her departmanın aynı tanımı kullanarak kurum için verilerin bir kez tanımlanmasını sağlar. Bazı ERP sistemleri, performansı çoğaltmak için fizyolojik veritabanını böler.
Tutarlı görünüm
İlk ERP satıcıları, tutarlı bir kullanıcı arayüzüne haiz yazılımın eğitim maliyetlerini düşürdüğünü ve daha ustalaşmış göründüğünü fark etti.
En İyi ERP Yazılımı
Herhangi bir sektörde, sanayi deneyimi olan bir ERP tedarikçisi seçmek önemlidir. Bir tedarikçiyi yeni bir endüstrinin nüansları hakkında eğitmek oldukca vakit alır.
En iyi ERP uygulamalarının bir çok, iş vakasına sponsor olan, devam etmek için onay alan, ilerlemeyi izleyen, yönlendirme komitesine başkanlık eden, yol engellerini ortadan kaldıran ve yararları yakalayan bir yönetici sponsor tarafınca yönetilir.
CIO (Chief Information Officer), mevcut sistemlerle entegrasyona, veri geçmiş olmasına ve altyapı yükseltmelerine kafi dikkatin verilmesini sağlamak için yönetici sponsorla yakın ortaklık içinde çalışır. CIO ek olarak yönetici sponsora zorluklar hakkında tavsiyelerde bulunur ve yönetici sponsorun ERP uygulamalarında uzmanlaşmış bir şirket seçmesine destek verir.
ERP uygulamaları yeni iş süreçleri, roller, kullanıcı arayüzleri ve iş sorumlulukları ile sonuçlandığından, yönetici sponsora bir organizasyonel değişiklik yönetimi yöneticisi tarafınca da tavsiye verilmelidir. Organizasyonel değişiklik yönetimi, kuruluştaki her insanın ERP’nin işleri üstündeki tesirini anlamasına destek olabilir.
Bir çok durumda, bu desteği bir iç yöneticiden ziyade bir organizasyonel değişiklik yönetimi şirketi sağlar. Programın yönetici ekibine raporlama, bir iş proje yöneticisi ve bir BT proje yöneticisi olmalıdır. Müessese, bir ERP entegrasyon şirketi yada bir organizasyonel değişiklik yönetimi uzmanını işe almışsa, proje yöneticileri çekirdek program yönetimi ekibinin bir parçası olmalıdır.
ERP Iyi mi Yapılandırılır?
Bir çok ERP uygulayıcısı, ERP uygulamalarını şu şekilde yapılandırır:
1. Onay alma
Yönetici sponsor, onay için lüzumlu olan herhangi bir belgenin oluşturulmasını denetler. Çoğu zaman iş vakası olarak adlandırılan bu belge çoğu zaman aşağıdakileri ihtiva eder.
– Sorun tanımı
– Programın amaçlarının ve kapsamının açıklaması
– Varsayımlar
– Uygulama maliyetleri
– Uygulama takvimi
– Geliştirme ve operasyonel riskler
– Öngörülen faydalar
– Programın amaçlarının ve kapsamının açıklaması
– Varsayımlar
– Uygulama maliyetleri
– Uygulama takvimi
– Geliştirme ve operasyonel riskler
– Öngörülen faydalar
İş vakası tamamlandıktan sonrasında, yönetici sponsor, iş vakasını, para harcamak ve çalışanı ERP’yi uygulamaya yönlendirmek için resmi onay için uygun üst düzey yönetici grubuna sunar.
2. Programı planlama
İş senaristliği için oluşturulan üst düzey vakit çizelgesi, hemen sonra aşağıdaki adımları içeren bir emek harcama planına dönüştürülür:
Ekip üyelerini kesinleştirme:
Kilit şirket içi bireyler isimleriyle tanımlanmalıdır. Öteki lüzumlu personel rollerine gore belirlenmelidir. Harici ortakların seçilmesi gerekiyor. Tipik ortaklar şunları ihtiva eder: ERP uygulama uzmanları, organizasyonel değişiklik yönetimi uzmanları ve teknik uzmanlar.
Sözleşmeleri tamamlama:
Yeni yazılım, teknoloji ve hizmetler için sözleşmeler sonuçlandırılmalıdır.
Altyapı yükseltmelerini planlama:
Şirket içi ERP sistemleri çoğu zaman daha süratli işlemciler, ek depolama ve gelişmiş yazışma gerektirir. Bazı kuruluşlar, bir bulut ERP kullanarak altyapı yükseltmelerini en aza indirebilir. Sadece bulut ERP’leri bile altyapı yükseltmeleri gerektirebilir.
Bir emek harcama planı ve vakit çizelgesi oluşturma:
Görevler, bağımlılıklar, kaynaklar ve zamanlamanın mümkün olduğunca spesifik yapılması gerekir.
3. Yazılımı yapılandırma
Bu en büyük, en zor aşamadır. Başlıca adımlar şunları ihtiva eder:
Boşlukları çözümleme etme
Mevcut iş süreçlerindeki boşlukları idrak etmek ve uygulamaları desteklemek, proje ekibinin iş süreçlerinin yazılıma uyacak şekilde iyi mi değiştirileceğini belirlemesine destek verir.
Parametreleri yapılandırma
ERP yazılımındaki parametreler, yeni iş süreçlerini yansıtacak şekilde ayarlanır.
Lüzumlu programlamayı tamamlama
İdeal olarak, ERP yazılımı için herhangi bir değişikliğe gerek kalmamıştır. Sadece, öteki sistemlere arayüzler yada veri geçişi için bazı programlama gerekebilir.
Verileri taşıma
Ekip, veri tanımlarını standartlaştırır ve mevcut dosyaları veri bütünlüğü, kalitesi ve fazlalığı açısından inceler. Son olarak, mevcut veriler temizlenir ve yeni ERP’ye göç eder.
Tecrübe etme sistemi
Sistem, lüzumlu işlevselliği ve lüzumlu cevap vermeyi sağladığından güvenli olmak için kontrol edilir.
Belge sistemi
Lüzumlu fonksiyonel ve teknik dokümantasyon oluşturulur. Tipik olarak, satıcı, kurumsal standartlara gore uyarlanabilen belgelere haizdir.
Altyapıyı yükseltme
Lüzumlu yükseltmeleri tamamlama aşamasıdır.
4. Sistemi Dağıtma
Yeni sistem üretilirken son kesimden ilkin birden fazla faaliyetin tamamlanması gerekir. Bunlar şunları ihtiva eder:
Tüm personelin sistemi çalıştırmak için eğitilmesi ve erişim haklarının verilmesi gerekir.
ERP faaliyete geçtikten sonrasında soruları yanıtlamak ve sorunları çözmek için bir destek ekibine gerekseme duyulacaktır.
Sistemi kontrol etmek: Yeni sistemin güvenli, duyarlı ve iş senaryosunda açıklanan işlevselliği sağladığından güvenli olmak için kapsamlı bir halde kontrol edilmesi gerekir.
Yayına almak: Yönetici, yeni ERP’nin hazır olduğundan güvenli olduktan sonrasında, kuruluşun eski sistemden yeni sisteme geçmesi gerekir.
ERP’nin Gizli saklı Maliyetleri
Proje planlama esnasında çoğu zaman hafife alınan dört unsur şunları ihtiva eder:
İş süreci değişikliği maliyetleri
Bir çok insan, bir sistem analisti olmadıkları yada daha iyi sistemlere haiz değişik bir kuruluşta çalışmadıkları sürece mevcut ortamda çalışmaktan memnundur.
Örgütsel değişiklik yönetimi
Süreç iyileştirmeleri işletmeleri daha verimli ve etkili hale getirse de, değişiklik tüm organizasyon düzeylerinde belirsizlik yaratır. Resmi bir organizasyonel değişiklik yönetimi programı, çalışanı rahatlatır ve değişimleri kabul etmelerine destek verir.
Veri taşıma maliyetleri
Bir ERP uygulamasından ilkin, işletmelerin sık sık çakışan veritabanları ve zayıf düzenleme kuralları vardır.
Hususi yazılımların maliyetleri
İşletmeler senelerdir ERP’leri özelleştirerek ilerlemiş olsalar da, bu fena bir uygulama olmaya devam ediyor. Özelleştirme, kullanıcılar ek özellikler talep ettikçe uygulama maliyetini mühim seviyede artırır. Garantiyi geçersiz kılar. Yükseltmeleri zorlaştırır; hususi kod çoğu zaman satıcı her yeni sürüm yayınladığında değişim gerektirir. Son olarak, bir çok işletme, maliyeti hafife almaktadır; Başlangıç maliyetini tahmin eden kuruluşlar bile yeni sürümlere geçiş maliyetini nadiren planlarına dahil eder.
ERP Projeleri Niçin Başarısız Olur?
ERP projeleri, öteki projelerin başarısız olduğu birçok nedenden dolayı başarısız olur. En yaygın niçin, organizasyonun tamamında saygı gösteremeyen, projeyle ilgilenmeyen yada öteki sorumluluklardan rahatsız olan etkisiz bir yönetici desteğidir. Başarısız olmanın öteki sebepleri içinde fena tanımlanmış program hedefleri, zayıf proje yönetimi, yetersiz kaynaklar vb. sayılabilir.
Herhangi bir yeni program direnç oluşturabilirken, bu ERP’lerde daha yaygındır. Uzak iş birimleri, bir ERP tarafınca empoze edilen finansal yada öteki standardizasyonu, genel merkezin saha üstündeki kontrolü artırma çabası olarak görür. Yeni sistemin faydalarını açıklamak için etken bir kampanya olsa bile, sahada uygulamayı olabildiğince yavaşlatan insanoğlu oldukca olur. ERP’yi destekleyen gruplar bile, uygulama ekibi yetersiz destek sağlarsa yada kaba-tepkisiz olarak algılanırsa hayal kırıklığına uğrayabilirler.
Hayal kırıklığına uğramış taraftarlar kendilerine uygun destek sunulmadıklarını hissettiklerinde kısır eleştiriler ortaya çıkabilir.