İleti Yönetim Sistemi Nedir? Nasıl Kayıt Olunur?

İleti Yönetim Sistemi Nedir? Iyi mi Kayıt Olunur?​

“İletimi Yönetimi Sistemi” ya da “İYS” elektronik ortam üstünde gerçekleşen ileti akışını düzenleme amacıyla geliştirilmiş hususi bir sistemdir. Alıcıların ve hizmet sağlayıcıların değişik talepleri karşılamak suretiyle kullanabileceği bu sistem kayıt esasına gore kendine özgü bir emek harcama prensibine haizdir.

Hemen hemen oldukca yeni sayılabilecek sistem hakkında dört gözle beklenen pek oldukca durum bulunuyor olmakla beraber iys sistemi nedir? iyi mi kayıt olunur? Sistem iyi mi çalışır? Ve benzeri niteliğe haiz birçok probleminin cevabı merak edilmektedir. Bu kapsamda Ticari iletilerin yönetim akışını dizayn etmek, denetlemek ve denetlemek üstüne inşa edilen İleti Yönetim Sistemi nedir? ne işe yarar?

İleti Yönetimi Sistemi Nedir, Ne İşe Yarar?​

İys sistemi nedir? merak edenler için söz mevzusu sitemin üç değişik bileşeni olduğu belirtilmelidir. Bu bileşenler; “Hizmet sağlayıcılar”, “Alıcılar” ve “Kamu Kurumlar” şeklindedir.

Söz mevzusu üç unsur üstünden İleti Yönetim Sistemini tanımlamak gerekirse; hizmet sağlayıcı olarak görevlendirilenlerin e-posta, sms ya da arama benzer biçimde kontakt olanakları üstünden alıcılardan aldıkları izinleri muhafaza ederek yönetebilecekleri, alıcıların ise; hizmet sağlayıcılara verecekleri izinleri görüntüleyebileceği, denetleyebileceği yada reddedebileceği veri tabanı sistemdir. İleti yönetim sistemi (iys) kamunun işlevi de iletilerle ilgili yaşanmış olan şikayetlerin görüntülenebilmesi ve mevzu izinlerini denetlenebilmesi üzerinedir.

İleti Yönetim Sisteminde Temel Kavramlar​

İleti yönetim sistemi (iys), Tecim Bakanlığı tarafınca Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanuna dayanılarak dizayn edilmiş ve 01.01.2021 tarihinde meydana getirilen düzenlemeyle kati olarak hatları çizilmiş bir ileti izni gizleme sistemi olmakla beraber hemen hemen elektronik dünyada oldukca yeni olan bu sistem hakkında pek oldukca kavram tam olarak bilinmemektedir.

Alıcı​

İleti Yönetim Sistemi içinde alıcı, iletilerin göndermiş olduğu ve sistem kapsamında iletilerin gönderimini denetim edebilme yetisine haiz olan vatandaşlardır. İleti Yönetim Sistemi, tüm vatandaşların sistem üstünden aldıkları iletileri denetim edebilmelerine, reddedebilmelerine ve arzu ettikleri seviyede ileti alımını düzenleyebilmelerine izin verir.

Hizmet Sağlayıcı​

Hizmet sağlayıcı ise anlaşılacağı suretiyle alıcılara gönderilecek olan e-posta, SMS ya da arama benzer biçimde her türden iletinin iznini denetim eden ve ileti hizmeti alanlar adına bazı yasal yükümlülükleri elde eden tüzel kişilikler ya da ticari kuruluşlardır. Hizmet sağlayıcı, İleti Yönetim Sistemi (iys) kapsamında pek oldukca noktada itina göstermeli ve lüzumlu olan yasal düzenlemelerin sınırları içinde hizmet sağlamalıdır.

Bilhassa belirtilmiş olan son düzenlemeyle beraber alıcıların izinleri-rızaları olmadan gönderilen iletilere yüksek düzeyde duyarlılık göstermelidir. Alıcı izni olmadan gönderilen iletiler, firmaların ya da tüzel kişiliklerin oldukca ciddi cezalar ile karşı karşıya kalmasına sebep olabilir.

Ticari Elektronik İleti​

Ticari elektronik ilet, İleti Yönetim Sisteminin en temel yapıtaşıdır. Her türden mesajı kapsayan ticari elektronik ileti, hizmet sağlayıcılar tarafınca tüzel ya da gerçek kişiliklerin iletmek istedikleri tüm mesajları alıcılarla buluşturur ve söz mevzusu mesajların bizzat kendisi konumundadır.

En yalın olarak ticari elektronik iletiyi tanımlamak gerekirse; gerçek ya da tüzel kişiliklerin haiz oldukları ticari faaliyetler kapsamında; telefon, davet merkezi, e-posta, SMS, Faks, Otomatik Ileti ve benzeri niteliğe haiz olan her türlü elektronik kontakt aracıyla ürün, şirket ya da hizmet tanıtımı yapması amacıyla gönderilen mesajlardır.

Ticari Elektronik İleti Yönetmeliği​

Ticari elektronik ileti yönetmeliği, belirtilmiş olan yasa çerçevesi kapsamında hizmet sağlayıcıların ve tüzel-gerçek kişiliklerin temel yükümlülüklerinin belirlendiği yönetmeliktir. Bu yönetmelikte İleti Yönetim Sisteminin bir parçası olan her bir unsurun; karşılaması ihtiyaç duyulan temel gereklilikler, tesir ve vazife sınırları ve izin yetkileri açık bir halde belirtilmiştir. Söz mevzusu yönetmeliğin tamamına adresi https://iys.org.tr/iys/yonetmelik üstünde ulaşım sağlamak mümkündür.

İleti Yönetim Sisteminin Emek harcama Prensibi​

Belirtilmiş olduğu benzer biçimde İYS’nin kendine özgü bir emek harcama prensibi bulunmaktadır. Alıcı izinlerinin ve onaylarının veri yüklendiği bu sistemi E-Devlet ileti yönetim sistemi üstünden denetlemek mümkündür. Sisteme kayıt olmak için başvurunun yapılmasının peşinden yüklenen tüm belge ve bilgiler kamu kurumları tarafınca denetimden geçer ve en sonunda onay sürecine ilişkin karar verilir.

İleti Yönetim Sistemine Iyi mi Kayıt Olunur?​

İleti Yönetim Sistemine kayıt olmak için müracaat yapılması zorunludur. Söz mevzusu başvuruların dijital ortam üstünden, sistemin resmi web adresi olan https://iys.org.tr/ adresine giriş yapılarak müracaat formunun doldurulması suretiyle yapılması mümkün olduğu benzer biçimde arzu edenlerin fiziki olarak müracaat yapabilme hakkı da sistem kapsamında saklı tutulmuştur. Bu aşamada yalnız sisteme kayıtlı olmak isteyen yabancı firmalarla ilgili hususi bir düzenleme bulunur.

Türkiye menşeili olmayan firmalar, İleti Yönetim Sistemi (iys) müracaat sürecini mecburi olarak fiziki yöntemi benimseyerek sürdürmelidir. Ek olarak ticari tanıtım amacıyla alıcılara ileti gönderebilmek için müracaat yapılarak sisteme kayıt olunmasının zorunluluk ihtiva ettiği de belirtilmelidir.

Müracaat Yapma Süreci​

Müracaat yapabilmek için belirtilmiş olduğu benzer biçimde dijital ya da fiziki kanallar olmak suretiyle iki değişik müracaat kanalının kullanılması mümkündür. İYS e-devlet üstünden yönetilebilir bir sistem olmakla beraber kayıt aşamasının müracaat süreci tamamen İYS’nin resmi web adresi vasıtasıyla gerçekleştirilmelidir. Söz mevzusu müracaat sürecinde bazı belgeler ve bilgiler başvuruda bulunan tüzel-gerçek kişiliklerden talep edilmektedir.

Talep Edilen Belgeler​

İleti Yönetim Sistemine müracaat yapmak için lüzumlu olan belgeler şu şekildedir:

Müracaat meydana getirecek olan firmanın yetkilisi için;

• Kurumsal e-mail adresi
• Cep telefonu numarası
• C. Kimlik Numarası

Hizmet sağlayıcı için;

• MERSİS numarası
• İleti gönderini hizmetinin verildiği tüm markaların tescil belgeleri
• İYS’nin resmi web adresi üstünden temin edilebilecek İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi’nin elektronik imzalı bir örneği

Bu belgelerin hazırlanmasının ve uygun formata getirilmesinin peşinden İleti Yönetim Sistemi (iys) başvurusu yapılması mümkündür.

Ticari İşletmeler İçin İleti Yönetim Sistemi Kaydı​

İleti Yönetim Sistemine müracaat yapılmasının haricinde ticari işletmelerin ileti gönderimi faaliyetlerine başlayabilmeleri için İleti Yönetim Sistemi kaydı gerçekleştirmeleri zorunludur. Söz mevzusu kayıtların yapılabilmesi için en mühim zorunluluk ise kaydı meydana getirecek olan tüzel-gerçek kişiliklerin bir MERSİS numarasına haiz olmasıdır. Ticari işletmeler için İYS e-Devlet sistemi üstünden müracaat işlemleri tamamlanabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi Mesajlarında Dikkat Edilmesi Ihtiyaç duyulan Temel Dinamikler​

İleti Yönetim Sistem (iys) müracaat sürecinin tamamlanması, izin ya da onay belgelerinin depolanabileceği bu alanda ticari tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi adına tüm gerekliliklerin yerine getirilmesi halinde sistemi kullanırken bazı hususi püf noktalara yeteri itina gösterilmesi gerekir. İYS kullanımında ve iletilerinde dikkat edilmesi gerekenler ve itina gösterilmesi ihtiyaç duyulan durumlar genel olarak şu şekildedir:

• Müracaat süreçlerinin kurumsal e-posta adresleri ile yürütüldüğünden güvenli olunmalıdır.
• Müracaat süresi süresince bilgiler eksiksiz ve doğru şekilde verilmelidir. Bilhassa MERSİS sisteminde yer edinen bilgilerin doğruluğu kesinlikli teyit edilmelidir.
• Güncel olmayan bilgiler ya da değiştirilmesi zaruri olan bilgiler için MERSİS sitemi ziyaret edilmeli ve lüzumlu güncellemeler yapılmalıdır.
• Alıcı onayına yeteri kadar duyarlılık gösterilmeli ve kullanılabilecek her türden elektronik kontakt aracında alıcı rızası ilk olarak gözetilmelidir.
• Her bir ticari elektronik ileti gönderimim işlemi için marka tescil belgelerinin sisteme yüklenmesi gerektiği akıldan çıkarılmamalıdır.

Tüm bu durumlara dikkat edilmesi halinde etkili bir İleti Yönetim Sistem (iys) kullanımı adına tüm gereklilikler sağlanmış olacaktır.